テレワークの流れも相まって、社内のコミュニケーションツールとして、SNSを利用している企業は増えてきています。その目的は、「素早い情報共有」「社内のコミュニケーションの活性化」など、様々です。イーバリューでは2013年から社内SNSを導入し始めました。今では、単なる情報共有ツールの域を超えて、新しい働き方を構築し、企業の価値観を浸透させるツールへと変わっています。社内SNSのメリットは何か、運用するにあたっての注意すべき点は何か。イーバリューの活用事例を通してご紹介します。
テレワークの概念も無い時代。SNSを導入しようとした理由
ミーティングひとつするにも時間と手間が発生
イーバリューで導入しているSNSは、メッセージのやり取りはもちろん、プロジェクト毎でグルーピングすることや、タスク管理機能がついたビジネス向けのものです。
導入を検討し始めた一番の理由は、タイムリーな情報共有が出来ないという問題が起きていたことでした。当時、事業所の拠点が増え始め、ミーティングをするにも移動が必要となっていました。今のような簡単で通信ストレスもないWEB会議システムは少なく、結局は対面で打ち合わせすることがほとんど。移動が伴うので日程調整も難しく、時間も取られ、負担となっていました。ちょっとした打ち合わせをしたくても、気軽にできる状態ではなくなっていたのです。それらをメールでやり取りするにしても、履歴が分かりづらく大変非効率でした。
また、全社で共有したいことがあっても、朝礼か、都度招集して周知するしかありません。例えば、その時に不在者がいれば後日、別途伝える…といった手間も生じていました。
イーバリューの強みは、お客様のニーズや社内外の環境変化などに、素早く対応する「機動力」です。しかしそれにも関わらず、この足踏みしている状態がとてもストレスであり、違和感を覚えるものになっていました。そこで、遠隔であっても、タイムリーにコミュニケーションを取れるようにするために、社内SNSを導入し始めました。
導入して変わったこと
“ミーティングありき”ではなくなった
距離や場所に関係なくリアルタイムで情報共有が出来るので、わざわざ集まる必要がなくなりミーティング自体の数が減りました。何か相談したいことがあればSNSに投稿し、そこへ関係者がコメントを追記し、お互いにやり取りしながら完結させていきます。「何かある度に集まる」というものが、「まずはSNSに投稿する」に変わっていきました。これまでのミーティングの中には、「本当に集まって話し合う必要があったのか？」と思うようなものもありましたが、そういったものも含め大幅に減りました。
加えて、１対１のコミュニケーションも、より気軽に取れるようになりました。新人や若手によくある、「上司のタイミングを伺いすぎてタイムリーな報連相が出来ない」ということも、メッセージを送るだけですぐに完了します。経年関係なく、気軽に投稿やタスク機能を使った業務依頼などのコミュニケーションを取れるようになりました。
また、導入にあたっては、コミュニケーションを取りやすい雰囲気づくりを意識的に心がけることも重要です。
一般的に、上司・先輩の投稿に「いいね！」ボタンを押しづらかったり、押したら「失礼だから文章で書きなさい」と怒られたり、という話も少なくありません。
イーバリューでは、導入時に代表自らが「気軽に“いいね！”を押し合おう」と率先してアナウンスしたり、新人には「相手が誰であっても“いいね！”をするのはOK。むしろ何も反応しない、無駄に丁寧すぎるコメントは避けよう」と指導したりしています。
そうした取り組みもあり、代表の投稿に新入社員が「いいね！」ボタンを押すことも当たり前になっています。
理想の働き方を実現するツールへと変化
拠点が離れていることで起きていた情報共有にまつわる様々な問題は、SNSの導入により解消されていきました。さらに、単なるコミュニケーションツールではなく、組織のマネジメントやイーバリューらしい働き方をするために必要不可欠なツールへと変化しています。
セルフマネジメント型組織を推進
イーバリューでは『セルフマネジメント型組織』を採用しています。指示・命令が上から下へと伝達される階層型組織とは異なり、それぞれが有機的につながりを持ち、会社全体を大きな一つのチームとして捉えます。各個人同士が状況やシーンによって直接つながるため、情報伝達のスピードと質が求められます。
関係者が場所を問わず、すぐにSNS上で打ち合わせをし、決定事項を全社で周知するなど、社内SNSによる気軽なコミュニケーションは、セルフマネジメント型組織の推進の要となっています。
仕事のスピードを上げる
タイムリーな情報共有は、単純にそれだけで仕事のスピードを上げることになります。新しいことを始めるにも、トラブル対応するにも、素早い情報共有は判断を早くするため、仕事の処理スピードは格段に変わります。
また、イーバリューでは社内だけでなく、社外のパートナー企業を巻き込んだSNSの活用をしています。一般的に社外の方がプロジェクト等に入ると、それだけで情報共有にタイムラグが生じますが、活用の枠を広げることでスムーズな進行を実現します。
これらによって、私たちはお客様の期待や市場・社会の期待にいち早く応えていくことができる
と考えています。
「仕事」だけではない活用が会社の価値観を浸透させる
イーバリューでは『ライフワークブレンド』の考えをもとに、仕事もプライベートも分け隔てなく一つのものとして捉えることが大事だと考えています。そのため、社内SNSのグループを、ランニングサークルのグループや、日々の食事や運動への取り組みをアップする健康経営のグループなど、プライベートに関する部分でも活用しています。ランニングの距離など、周りの活動が分かるのでモチベーションにもなり、SNS自体も盛り上がります。
「仕事」「業務」のためのツールではなく、社員の日常と絡めた活用は、イーバリューらしい働き方を表し、体感できるものになっています。
リアルとSNS。両面でのコミュニケーションで理想の組織つくる
2020年に事業所を名古屋の本社に集約したため、当初問題になっていた距離によるコミュニケーションの弊害はなくなっています。しかし、私たちは今も同じフロアにいながら毎日SNSを使って多くのやり取りをしています。とはいえ、何でもコミュニケーションコストを省くために、SNSで完結させようとしているわけではありません。重要度や目的に応じて集まってミーティングを行いますし、懇親会やイベントなどのリアルなコミュニケーションの場も大事にしています。理想とする組織のマネジメントや働き方を実現するために、それぞれの利点を活用しています。
まとめ
SNSはコミュニケーションツールの一つとして捉えられますが、イーバリューでは組織マネジメントや働き方の観点と絡めながら活用しています。そこには、イーバリューのサービスがコンサルティングという無形のものであることが根本にあると考えています。
コンサルティングサービスは、お客様のニーズをはじめ、市場の変化に素早く対応し、状況に適したサービスを提案することが求められます。そのため、スピーディな情報共有と、円滑なコミュニケーションができる環境や関係性が必要条件となります。私たちにとって社内SNSは、お客様の期待に応え、イーバリューらしい働き方をするためのツールとなっています。